有效管理，加倍提升生產力
每個人都有生產力，但有趣的是有些員工能同時處理很多事情且又快又好；有些員工卻只能完成某件事，有時甚至連基本工作都不一定能做好。
專家簡介
林娟
鼎捷集團（鼎新電腦控股公司）人資部總經理
天津南開大學在職博士研究生、國立中山大學人力資源管理研究所碩士。曾任職明基逐鹿公司、104 人力銀行、廣東威創視訊公司、東捷資訊、才庫人力資源顧問公司。是多家大陸知名企業人力資源顧問及百場人力資源管理培訓師。專長為兩岸人力資源管理、績效管理及人才發展及管理。著有《大陸工作一卡通》。
焦點議題 1 對目標高度忠誠，並將目標量化及設置檢核點
焦點議題 2 有效管理個人日常生產力
焦點議題 3 有效教導團隊成員以及向上管理
有些員工不僅在工作上得心應手，而且下班生活多彩多姿，工作與生活平衡，造就健康快樂人生；反之有些員工卻無法同時兼顧，造成個人身心無法平衡。
同理，有些主管雖然工作非常忙碌，但不僅事業與家庭兩兼顧，而且全家和樂融融；反之則有些主管不是家庭失和就是事業發展遇到瓶頸，造成人生缺憾。這些問題的根本原因究竟在哪？我從本期《超生產力開發術》找到真正的答案。
解讀 1 對目標高度忠誠，並將目標量化及設置檢核點 |
身為主管，不論個人或者是部門都設有短期或中長期目標，而目標都將伴隨外部經濟環境變動必須有所調整。因此目標能否順利完成，取決於態度、方法及技巧 3 大方面等。
態度所指的是對目標達成的忠誠度，一種對目標使命必達的精神，即使過程艱難也不畏困難，堅持到底。方法所指的是對目標是否設置考核點，具體衡量方法及工具為何？技巧所指的是如果目標有所變動時，該如何重新進行選擇及排序？因此有效管理目標的工具可以運用平衡計分卡（BSC）、關鍵績效指標（KPI）及行動方案（Action Plan）來確保目標執行及落實。
舉例來說，我每年歲末年終，一定會花點時間思考及制定明年度個人目標：
■對目標明確定義：
按照平衡計分卡 4 大構面（財務、客戶、內部流程、學習成長）分別寫下各種想要完成的目標、重要因素及完成時間。如：在學習成長方面，目標每年要聽 100 場演講，學習演講者演說技巧及擴大知識寬度及廣度，提升個人職場競爭力。
■依目標重要性進行排序：
例如：客戶構面──每月要跟老朋友聚會以及學習成長構面──每月聽講有所衝突時，對各目標的重要性進行排序。
■將目標具體化及量化：
例如：學習成長構面──每年要聽 100 場大師演講，每季應完成目標為 25 場演講。因此每月至少要安排 8 場以上演講，才有可能完成。有些目標可以透過其他方式進行，並利用空閒時間同步進行。
例如：聽演講可以改為線上或者語音方式進行，可以利用通勤時間或者與他人約吃飯時的空檔時間，利用零碎時間，逐步完成目標。
■目標必須忠實記錄及定期追蹤：
每次目標完成後必須忠實記錄，並且在月底定期進行檢查，檢討當月目標完成情況。如果部分目標完成速度較慢，則必須在下個月預留較多的時間。
■目標完成後必須自我激勵：
如果當月度目標超額完成，我會找各種機會自我鼓勵。同時，也會重新思考及審視下個目標，如此也會對下個目標的完成，做好心理建設。
解讀 2 有效管理個人日常生產力 |
身為主管每天總有開不完的會及回不完的電子郵件，而時間通常就在指縫間偷偷溜走。因此要善於從日常工作中節省時間，提高生產力，最有效的方法是做好會議管理及善用零碎時間。
1會議管理：
會議前一天預留 30 分鐘，思考明天開會內容，並事先閱讀相關會議資料，以便快速掌握會議重點。如果需要在會議中提出問題，也會同步進行記錄。會議過程中，如果是個人召開的會議，嚴格力求按照原訂開會時間與結束時間。會議中如果有人員不遵守會議規定或者討論離題時，以引導方式請他另闢時間討論，以便確保會議能夠準時結束。
如果是參與其他人的會議，只要超過原定會議時間，便會離開。一方面養成大家準時開會及結束的習慣，另一方面也不希望時間被別人偷走，造成當天預定完成的工作無法完成。
進行遠距會議時，目前都採用 Cisco 網路會議系統，開會者不需要離開座位即可進行多方視訊，不僅影像清晰且收訊良好，最重要的是節省許多借會議室及視訊設備的時間，以及往返會議室及等待時間。
會議後，通常明訂會議紀錄必須在一周內完成，相關議題的追蹤人員也必須立項，確保相關工作有人持續進行。
2出差管理：
由於出差頻率高，因此我的飛機班次時間，都盡可能訂在同一個航班飛機，減少班次查找及聯繫時間。行李箱則預備 1 到 2 個標準行李箱，以 5 天為單位，基本上每次出差只需要配合天氣及地點增減衣物，增加許多收納整理上的便利性。
在等候飛機的同時，我會準備一本書在等候的空檔閱讀，電影則大都選擇在乘坐飛機的時候觀看，不僅省錢，省了排隊買票的時間又達到充實生活及放鬆身心的目的。
3交通管理：
由於從事人力資源相關工作，需要培養對人的敏感度；另一方面，也因為喜歡觀察人的變化以及消費者對市場變化的敏感度，因此我喜歡乘坐捷運等大眾運輸交通工具。一方面觀察，另一方面還可以欣賞捷運廣告的創意美學及廣告文學，或在捷運上閱讀書籍或者聽演講及音樂。
有時一些想不通的問題點，在公司一直無法有效突破時，也因為外在的感官刺激，而產生很多的新靈感。
4電子郵件管理：
為了有效控管時間，我通常一天 2 次集中回覆電子郵件，早上下午各一次。電子郵件的格式基本上也保持一致，在內容撰寫方面，也盡量簡單明瞭，最多不超過 3 行。部分郵件看完後立即刪除，保持郵件信箱的乾淨。此外，也要善用行事曆，將每次會議及約會記錄在行事曆上面，一方面可以讓自己更清晰日程，也方便安排當日日程。
解讀 3 有效教導團隊成員及向上管理 |
當主管，最怕的不是自己能不能做，而是部屬教不會。部屬教不會，主管就永遠無法把時間花在更重要的事情上。教導部屬必須有方法及步驟，但前提必須根據部屬特性進行因材施教。但不管部屬屬於聰明型，還是蠻牛型，我發現採用『說給他聽、做給他看、讓他做做看、讓他說說看、給他點評或者建議及再回頭看一遍。』的 6 個步驟，是確保教導員工有效的方法。
另外在教導前，最好也同步搭配『消除障礙、引起興趣、以學習者為中心、連接實物、反覆練習及運用感官』等，更可確保學習效率。
在工作中，除了內部團隊部屬教導問題外，另一方面就是必須確保工作目標及重點與你的上級主管保持一致。因此與上級主管溝通頻率、內容及對關鍵問題判斷點及問題解決方式都必須事先進行溝通且達成共識。
主管領導風格及特性也決定我與上級主管溝通方式，舉例來說，我的主管屬於嚴謹型、處女座、對管理有獨到見解。因此我不僅對於問題點必須進行深度思考，在提案報告過程中，對每一個步驟之間的邏輯關係及採用此步驟可能會產生哪些問題，而這些問題該如何預防？風險何在？都必須說明清楚。
只要對目標方案說明清楚，溝通到位，有共識，日後在推動相關工作時，主管便會給予最大支持。如此不僅上級主管放心，我也可以有發揮空間及舞台。再透過部屬的同心合作，不僅完成個人目標，也完成團隊目標，達到三贏的境界。
