工作定時大掃除，效率隨時亮晶晶！

效率高手「6不」訣：

■ 腳步不混亂

■ 工作不複雜

■ 任務不模糊

■ 時間不拖延

■ 文件不堆積

■ 浪費時間的事情不要碰

有條有理（Getting Organized）

管理學家明茲伯格（ Henry Mintzberg） 在《明茲伯格談管理》（Mintzberg on Management）一書中闡述，經理人應該是思考有條理的規畫者。然而許多研究顯示，大多數經理人工作緊湊、內容瑣碎、時間斷續，並不常思考。管理大師杜拉克認為，人類的才能要能呈現實效，必須透過有條理的工作，而有條理的經理人，要懂得管理時間、成果導向、善用一己之長、清楚輕重緩急，並且能夠從根本解決問題。要成為有條理的經理人，則得建立 5 項習慣：掌握時間（Know Thy Time）、了解自己的角色（What Can I Contribute）、發揮長處（Making Strength Productive）、重要的事情先做（First Things First），以及有效決策（Effective Decisions）。

時間日誌（Time Log）

瑞典學者卡爾森（Sune Carlsson）在一項研究中，用碼錶記錄 12 位 CEO 工作時間的運用狀況，例如談話、開會、拜訪、接聽電話等。結果發現，其中沒有任何一位，可以連續工作 20 分鐘不受干擾。要能效率工作，首先就要進行「診斷」，也就是填寫時間日誌，精確、詳盡地記下自己每天的工作時間安排。接下來要去檢視時間日誌，用下列問題進行分析：要花多少時間，才能開始當天最重要的工作？完成這項工作前，中途被打斷多少次？最常打斷工作的原因？中斷的時間有多久？要花多少時間才能重新進入狀況？一天下來，有多少工作因為被打斷無法完成？原本可預防的緊急情況，花了自己多少時間等。分析時間日誌，可以清楚了解自己運用時間的模式，以及浪費時間的病因，然後就能對症下藥，依照各項工作的種類與重要性，重新規畫時間運用，還可以利用各種獎勵鼓勵自己，讓新建立的工作習慣持之以恆，幫自己抓住漏網的時間。

在一項計程車載客狀況的調查中，有一個特殊的個案。該名計程車司機在接受訪問時提到，原本每天工作時數約 12 小時，月收入 3 萬餘，現在每天只工作 8 小時，收入卻提高到6、7 萬元，就是因為調整了時間安排。早上 7 點出門後，他會先到公車班次較少的站牌，搭載久候公車不耐的顧客；8 點半到9 點，到五星級飯店搭載準備出門開會的商務人士；10 點到機場，載中南部北上出差的旅客；12 點左右到商業大樓，載外出用餐的中高階主管；下午 1 點半到證券公司，載看完行情的投資人；2 點半到餐廳，載用完餐的客人；3 點半到百貨公司，載準備回家接小孩放學的家庭主婦；4 點半交通開始堵塞，就準備收工回家，並且順路載回程旅客。詳細記錄時間、重新調整習慣，就可以聰明工作。