找出時間「創造幸福」與「實現自我」
彼得.杜拉克曾說:「時間是最稀有的資源,
除非有效管理時間,否則無法管理其他資源。」
無法管理時間,就無法管理生命。
對於時間,絕大多數人採取被動管理,束手接受時間制約,
「沒有時間」隨口就成了所有問題的最終解答。
成功學大師柯維(Stephen R. Covey)提出,時間管理發展至今已經進入第 4 代。第 1 代主張利用便條、便利貼與備忘錄等,隨時提醒自己有哪些待辦事項。第 2 代提倡使用行事曆與工作清單,著重時間的規畫與籌備,了解應該在何時進行哪件工作。第 3 代認為,應該列出各項工作的優先順序並且控制執行時間,也就是說重要的事情要先做,並且使用進度表追蹤執行狀況。第 4 代強調的是提升生活的時間管理,認為管理時間是為了不讓自己變成機器一般,照著時間表運轉,最重要的目標是要找出時間「創造幸福」與「實現自我」。
方法 1 化計畫為行動的「SPACE」公式 |
因為每個人都是獨特的,因此管理時間的方法,沒有絕對「正確」或「錯誤」。針對自己量身訂做的時間管理方法,反而會讓人覺得自在愉快。扎實又有專業水準的時間管理方法,其實是個反覆循環的回饋迴路,這個回饋迴路是由下列 4 個階段組成的:
方法 2 每天 18 分鐘找回屬於你的人生 |
時間管理不必搞得太複雜。與其費盡心思讓一天做更多事,不如專心去做對自己最重要的事。有個方法可以做到,就是每天花 18 分鐘,以 3 個步驟訂出一天的輕重緩急:
養成習慣,每天花 18 分鐘,按照自訂的輕重緩急安排一天的計畫,然後每隔 1 小時重新調整重點,並審視時間是如何用掉的,便能不斷學習如何在職場達到更高效率。
方法 3 效率高手「6不」訣 |
效率好、生產力高的經理人,會不斷找各種方法克服混亂、全心處理重要工作、精簡文書作業、避免浪費時間,並且妥善管理各項專案。這些方法都是經理人的基本工具,能夠讓經理人靈活又有效率。效率的關鍵不在你做了什麼,而是你不做什麼。
「6不」訣 1 腳步不混亂
1. 了解混亂成因
2. 確認人生目標
3. 訂定明確、具體的目標
4. 挑戰極限!
5. 保持彈性
6. 把心力放在工作表現上
「6不」訣 2 工作不複雜
1. 拒絕瑣事
2. 一次做好一件事
3. 集中心力
4. 致力於實質表現
5. 專注在今天
6. 善用拒絕的力量
「6不」訣3任務不模糊
■個人專案:
1. 重新定義
2. 簡述進行方式
3. 跟老闆確認方向
4. 詳細規畫
5. 執行
6. 檢討
■團隊專案
1. 重新定義
2. 簡述執行方法
3. 報告規畫進程
4. 與成員會面
5. 設定里程碑
6. 執行備忘錄
7. 各司其職
8. 定期回報
「6不」訣4 時間不拖延
1. 時間日誌
2. 待辦事項表
3. 可以記錄約會的桌曆或記事本
4. 工作完成期限
「6不」訣 5 文件不堆積
1. 確實清理桌面
2. 將文件歸檔
3. 按字母順序存放
4. 處理接踵而來的文件
5. 整理堆待讀文件
6. 定期清理檔案
「6不」訣6浪費時間的事情不要碰
1. 會議
2. 不必要的報告
3. 人
4. 拖延
5. 完美主義
6. 等別人赴約
7. 花長時間準備報告
8. 等其他人完成工作
如果每天提前計畫,你就更有機會持續朝目標前進。一個良好的規畫系統必須夠簡單,以便每天使用,但也需要騰出足以管理的時間,讓你把事情做好。它還得幫你解決眼前真正關鍵的問題,就是你要如何在時間衝突中做出決定。您需要一套系統不再讓你力不從心。
評量時間管理成功與否的真正標準,不在於達成了多少工作成果,而在於自己對自己時間使用狀況的評價。在時間運用上找到適當平衡,每天就會充滿生氣,而且會對自己的人生與工作感到滿意。
本文摘自:
《大師輕鬆讀》No.196 別再看時間的臉色
《大師輕鬆讀》No.419 微時間管理術
《大師輕鬆讀》No.188 效率高手「6不」訣