按個性找方法，效率才能百分百
簡介
吳思穎
文化大學廣告學系畢業，擁有 10 以上的年廣告代理商業務部門工作經驗，曾任職於聯廣公司業務部，服務過客戶包括：雪鐵龍汽車、台朔汽車 Matiz/New Magnus、Land Rover Taiwan、Cisco、IBM 電腦、和信超媒體、無敵電腦辭典、黑松飲料、佳麗寶化妝品，目前擔任電通揚雅廣告／偉門公司客戶服務總監。
基本上我認為，本週《大師輕鬆讀》推薦選書〈效率百分百〉作者大衛．艾倫提出增加工作效率的方法，應該說是既完備又確實；如果可以，我認為只要照著去做就可以把工作和生活搞定了。但事實上由於每個人的個性不同，很多時候我們只能選擇適合自己個性的方式，盡可能地提升工作效率。
以我自己的工作而言，當公司接下一個廣告專案時，為了要達到工作目標，我的目標管理方式是，由最後的時間點倒推出執行每個步驟所需要的時間，再以此推算出執行整個專案所需時間。有了清楚的作業進度表，就能在腦中對整個專案有清楚的圖像。但經常客戶委託我們達成目標的時間都很急迫，甚至根本沒有合理的時間可以執行，此時就需要花時間協調各部門，也就是所謂的「培養共識」，讓大家在以達成客戶委託的工作為前提的原則下，盡可能提出解決辦法，化不可能為可能。也就是說，整個目標管理的過程其實並不是一張一成不變的工作計畫表，而是一個動態的過程，期間必須不斷協商與調整。要是因為專案過於複雜，在人力不足的情況下，有時也必須委外，靠著結合公司外的資源來進行工作。
但目標管理並不是只有在工作的執行面，在財務的部分也有所謂的目標管理。對於公司定下的預算目標，每個月都需要檢討一次，看有哪些部分沒達到，或是有哪些部分表現超過預期，以便在下一季可以調整。工作如此，自我管理也是如此，我記得管理大師彼得．杜拉克也曾經強調，把計畫寫下來的重要性，如果能清楚寫下自己未來的目標，並在每半年左右檢討一次，這對提升自己早日達到目標的能力是非常有幫助的。
團隊效率的第一步：開會 |
一般來說，在工作中通常開會是最容易浪費時間的事，因此為了有效提升效率，就必須避免浪費太多時間在開會上。如果接到的是一個特別緊急或是比較陌生的產品專案時，我習慣立刻召集資深員工一起討論，這時自然就能了解大家手頭上正在忙著處理哪些事。尤其是大家進入會議室後，腦中可能都還在想著之前尚未處理完的事，所以為了激發大家的想法、引導大家進入情況，我自己會先擬出一項初步計畫，達到拋磚引玉的效果，讓這群擁有八到十年以上工作經驗的資深員工，能在很短的時間內快速提出可能的執行方案。
另一種提高會議效率的方式是，限制會議的時間。畢竟開會的目的是為了解彼此的工作進度，解決需要解決的問題，但如果在一定時間內不能解決的問題，或是某些問題只涉及部分與會人士，這些問題可能就多半是比較適合私下再召開一個會議去溝通。還有一個提升開會效率的方法就是「先做功課」，在開會前一、兩天發出會議通知，清楚告知每位與會同事此次開會的重點及討論事項，就不會浪費時間在暖身上。
由於開會的成本很高，加上公司的外包或合作廠商非常多，此時我認為善用科技工具，是提升效能的一項重要工具。其實開會不一定要見面，可以運用電話會議、視訊會議等方式進行，或是電子郵件和 MSN、ICQ 等即時線上通話，都是很好的溝通工具，不僅省時、也省電話費。
個人效率的第一步：自律 |
個人是團隊的一部分，提升個人工作效率也能提升團隊的工作效率。提升自己的工作效率，首重「自律」。在沒有人管的情況下，自己會去思考，如果在前端的自己做不好，後端就不會有好的產品。尊重每一項工作，每個人都盡量要求自己做到最好、降低錯誤，就能大大提升團體的工作效率。自律是提升個人工作效率及團體效率的第一重點，但是溝通卻是提升團隊工作效率不能少的工作。很多美術設計在設計稿件時其實並沒有詳讀文案，只在意畫面的美感，結果常常造成文案奇怪的斷句、重點表現不清，以及廠商名字太小等問題。我看過不少優秀的設計人員，他們在設計稿件時都一定會先看過文案，這讓日後被修改的機率大為降低，自然能提升團體工作效率。太過專注自己的工作，常常會讓自己只限於局部的需要，而看不到全貌。因此團隊工作時，溝通絕對是非常的重要。
多思考、少犯錯 |
相較於其他條件，「思考」其實是提升工作效率更重要的關鍵。凡事只要事前多花一個小時思考，就能減少不可知的突發狀況，大大提升效率。一個組織的主管如果沒有清楚的思考能力，那組織裡的人即使是天才也不能工作。相反地，主管的思考清楚，即使是一般人也能發揮最大的能力。隨時讓自己保持清楚、完整的思考確實非常重要，特別是在工作即將進行的最後關頭，多花些時間思考絕對值得，因為只要多花最後的一點時間思考，就能減少日後很多錯誤與猜測，等於省下更多的時間。在電通揚雅為了幫助業務人員在規畫工作時能有更完整的思考，於是有了創意工作企畫單（Creative Work Plane）的設計。這張表單中清楚列舉所有準備工作及需要注意的事項，確實是一項能幫助自己更完整思考的好工具。
蒐集「客情」直導核心 |
當自己或是團隊都積極地提升工效率，最後的「臨門一腳」，卻是身為主管必然的責任。畢竟只有找到有權作決定的人談，才能避免「議而不決」的事情不斷發生。因此建立「客情」就非常重要，客戶的關係需要在日常生活中就開始培養，如果平日就能對資深主管的品味有所了解，接案時就更容易達到客戶的期望。同時教育客戶也是一件非常重要的事，通常愈有創意的想法，客戶的反應往往也愈強烈。要客戶一下子就接受並不容易，這就需要靠平時與客戶分享廣告資訊來幫助。當然，除此之外還要訓練自己能在短時間內就能清楚表達想法的專業能力，這也是建立客戶關係的必備能力。
利用專注培養速度 |
當我更深入地閱讀後，十分贊同作者大部分的觀點。由於廣告這個行業的變化很大，要做到「有始有終」並不容易。客戶要求的時間經常不是提前、就是延後，預算也經常遭到刪減。面對這些變化，預留時間和空間以便更有彈性地應付突發狀況是很有必要的。理想的作法是，在時間表中預留 5%～10% 的時間，但實際作業幾乎做不到，這時就只能反求諸己，要求自己盡量不要犯錯，以降低不必要的時間浪費。也因為廣告界多變的特性，我認為培養快速轉換思考的能力是重要的，而培養這種能力的方法就是「專注」，要自己能在當下第一時間面對眼前的專案，回顧自己過去的經驗、參考朋友的經驗，快速為客戶提出新的解決方案。
但無論怎樣的提升效率，時間似乎永遠都不夠用，常常在「質」與「量」間陷入兩難。這時我會運用 80/20 法則來處理，也就是把 80% 的精力，用在最重要的 20% 的事情上，例如新業務、新客戶的開發、教育訓練等。我也曾經看過一種將事情分為重要和緊急的管理方式，作者認為我們應該花大多數的時間去做重要但不緊急的事，像是思考、規畫等，並降低處理重要又緊急事情的時間。我認為主要是因為事前沒有思考清楚，才會產生這樣的狀況。當然，判斷什麼是重要的事、什麼是緊急的事本身也是一種需要培養的能力。此外，我也同意「失敗」其實也是一種很好的訓練，因為從失敗中學習往往能令人印象深刻。
用「後果」抵制情緒干擾 |
在每天工作的安排上，其實也有一些小技巧。通常我會盡量將拜訪客戶的時間集中在一起，留給自己完整的一到兩個小時思考規畫的活動。但是身為主管，時間經常會被瓜分成許多小片段，這時候就需要有能力判斷，哪些場合是可以不去，哪些場合又是一定要出席，判斷的標準自然是以自己出席所能產生貢獻的多寡來決定，如果自己出席沒能貢獻什麼，就請別人去參加。還有培養「授權」能力也非常重要，這能讓自己和屬下都有更大的成長空間。
說理總是容易的，現實生活中卻常常遇到工作效率低落的事實。這樣的情況會出現，多半是自己對事情的掌握還不夠純熟，此時非常需要靠自己努力提升思考能力，讓計畫擬定能更具規模、更細膩。有時私人感情的干擾也難免會降低效率，想偷懶時，我多半會想想，如果我不做這件事情會發生什麼的後果？這個後果是我能承擔的嗎？如果可以，我就不會去做。尋找效率的「內功」
提升效率的方法其實有很多種，但是每個人都要仔細思考自己的性格到底適合哪些方式。就像學功夫一樣，有少林、武當、華山等門派，但你不可能樣樣都學，郭靖也就只能學會降龍十八掌中的「見龍在田」，就與個性有關。我其實每個人都有兩種性格，一是個人性格，一是工作性格。像很多喜劇演員，日常生活中卻比一般人都沉默，這就是演員的工作性格。廣告業是個非常辛苦的行業，會從事廣告工作的人，通常有兩種，一種是有熱情的人，具有把工作做好的性格；一種是有激情的人，但入行不多久就會被時間和壓力壓垮而離開。人生或工作中的每次變動就像海浪，但沖浪的人永遠都在追尋下一個浪頭，讓自己優雅地站上浪頭。
人生是工作和生活的總合，「效率」的標準不是「時間」，而是「質量」。有的人喜歡工作也樂在工作，對於這樣的人我們給予崇高的敬意，但人生也可以有不同的目標，甚至每個階段有每個階段的目標，社會應該更多元，有不同的價值觀存在，社會的風貌與生命才會豐富。說穿了，追求工作效率，其實只是一種技術，是一種外功，追求工作效率背後的目的是什麼，其實才是內功所在。所有追求工作效率的方法，都需要在目標清楚的情況下才能發揮最大功效。西方人深知其中奧妙，並認同沒有人是不可被取代的道理，因此能將工作和休閒都安排得很好。台灣在過去追求的是經濟成長，未來應該追求的是更有「質感」的生活，偶爾讓自己在生活中可以奢侈地「發呆」一下，有何不可？就像國畫中的「留白」，因為有「留白」才顯得出圖畫的精采，人生也如此。
【採訪整理／萬麗慧】
