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單期簡介
創意思考
NO.196
別再看時間的臉色
誰規定,時間一定不等人?
2006-09-21 /  3021  1
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時間管理(Time Management)

彼得.杜拉克曾說:「時間是最稀有的資源,除非有效管理時間,否則無法管理其他資源。」成功學大師柯維(Stephen R. Covey)提出,時間管理發展至今已經進入第4代。第1代主張利用便條、便利貼與備忘錄等,隨時提醒自己有哪些待辦事項。第2階段提倡使用行事曆與工作清單,著重時間的規畫與籌備,了解應該在何時進行哪件工作。第3階段認為,應該列出各項工作的優先順序並且控制執行時間,也就是說重要的事情要先做,並且使用進度表追蹤執行狀況。第4階段強調的是提升生活的時間管理,認為管理時間是為了不讓自己變成機器一般,照著時間表運轉,最重要的目標是要找出時間「創造幸福」與「實現自我」。

以下介紹幾個廣為人知的原則中,有關時間管理的內容。(一)墨菲定律(Murphy's Law):1.任何事情都不像表面上看起來那樣簡單。2.每件事情做起來花費的時間,都會比原來想像的要多。(二)帕列托法則(Pareto's Law,就是著名的80/20法則):做事只要掌握關鍵少數,就可以完成大多數的工作。(三)邱吉爾原則(Churchill Principle):1.快速閱讀,2.用一頁的篇幅陳述重點(Tell me key-point in one page.)。(四)帕金森定律(Parkinson's Law):1.一般人總會把工作拖延到期限的最後一刻才完成,2.工作時間愈充裕,工作進度就愈緩慢。(五)賈琪華德定律(Jakie Ward Law):先做不喜歡的工作,可以消除恐懼、避免痛苦、減輕壓力、減少疲累、身心愉快,並且節省時間。

記事本(Daily Planner)

使用記事本,是時間管理最普遍、最有效的方法。不論要選用萬用記事簿還是電子記事本,都應該包括下列幾項要素:1.當日行程表,2.重要聯絡人的聯絡資料,3.一個星期的計畫表。日本經濟學家野口悠紀雄設計出一種稱為「超整理手帳」的特殊記事本,先拿幾張A4的紙對折再對折,然後把這幾張A4紙堆疊裝訂起來,每格代表一週的行程表或是筆記。使用這樣的記事本有下列幾項好處:1.可以自行用電腦設計格式並且列印使用。2.方便規畫長期的行程,展開後可以一次看見4週的行程表,如果把兩張行事曆用可撕膠帶黏起來,就可以安排8週的行程,在日本甚至推出了3到4張A4大小的內頁。3.方便備份與存檔。由於使用的是A4規格,很容易就可以影印備份,在使用完畢之後也可以用市面上各種檔案夾存檔。4.體積輕薄,方便攜帶。基本單位是一張紙,可以視需要隨時增添或減少,不必一次攜帶整年份的行程。