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單期簡介
經營管理
NO.231
別再做資訊大恐龍
什麼是「化危機為轉機」?無法即時管控突發狀況的先期警訊,就做不到。即時資訊不要多,篩選出關鍵的5%,你就能未卜先知,掌握機先。但關鍵5%資訊在哪裡?這才是各行各業亟欲挖掘的寶藏!
2007-06-07 /  2454  0
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百貨鉅子約翰.華納梅克(John Wanamaker)的經典之語:「我有一半的廣告費用是虛擲的,只是不知道是哪一半。」把每位決策者隱藏在心底最大的問號,痛快地挑明,引起業界、學界一片掌聲。這19世紀丟出來的大問號,現今解決了嗎?恐怕沒有。類似的疑問,不斷周旋。想避免成為「資訊大恐龍」的企業,也面臨相同窘境,那關鍵資訊究竟在哪裡?現在你可以套用「確認與檢驗模式」的兩道過濾程序,把貴如資訊沙金的關鍵指標,一一篩檢出來。誰能夠掌控關鍵指標資訊,就擁有足夠應變的時間;先抓住這段時間扭轉情勢的人,就是開創局勢的贏家!

重要概念

即時資訊(Real-time Information)

在競爭激烈的產業環境中,企業愈能快速及正確處理資訊,善用即時資訊的威力,就愈能靠即時資訊研發及推廣新產品與服務。以企業內部資料交換為例,這個方法讓企業可以結合電腦科技以及網路訊息,提升企業處理訊息的能力。企業可以利用程式判斷,有哪些訊息是企業需要的,並且依照個別客戶需求建置顧客資料,提供更多元的產品與服務。永慶房屋在房仲業中,率先運用寬頻網路架構的資訊系統,使用筆記型電腦加強機動性,甚至將龐大資料庫建立在小小的八上,強化服務的機動與效率。經紀人可以透過?PDA讓客戶設定配對條件,條件可能包括地段、坪數、格局、設備、採光等超過40種描述,買方可以同時下達20項變數,賣方可以同時用18項變數進行配對。然後在1分鐘之內,完成搜尋2,000個潛在買方及500間房子。永慶房屋成功即時掌握房屋買賣資訊,使得經紀人單人業績從2002年到2006年成長了26.4%;帶客人看屋比例卻從35.8間,減少到18.1間;公司業績也從400億元成長到將近5倍之多,分店數也從43家到目前超過320家。

潛藏災難(Potential Disaster)

潛藏災難的徵兆通常不容易發覺,但是有時也會出現警告訊號,企業如果敏感而有先見之明,就能夠掌握警訊,扼殺危機於無形,及時化解危機風暴。但是後知後覺的公司’就會忽略警訊,放任潛伏因子日益坐大’直到小警訊變成大危機,就必須花費數倍的人力、財力來彌補損失。預先處理潛藏災難,不但簡單而且有效,因此早期發現問題非常重要。但不幸地,潛伏的危機很少有人能夠事先發現並且及時阻止,通常都是在危機爆發以後,才匆忙應付,如果決策者能在爆發前,就探測出潛在危機的速度與強度,就可以及早準備處理和控制危機,甚至消除危機發生的可能性。危機處理大師邱強最著名的代表作之一,就是1991美國對伊拉克發動突襲,代號「沙漠風暴」的軍事行動。1990年9月’邱強突然接到白宮首席安全顧問史勒辛格(John Schlesinger)的緊急電話,請他分析伊拉克可能再度發動戰爭所造成的各種危機,並以科學客觀的數據研判可能發生哪些危機。邱強立即召集危機處理及數據分析的精英,成立秘密7人小組,花了4個月時間,研擬出伊拉克可能對阿拉伯或美國發動戰爭的128種狀況,並且針對各種情況找出化解之道。周詳的模擬計畫完成後,邱強飛往華盛頓,到白宮與史勒辛格報告,並與其他專家開了3次冗長的機密會議。1991年1月底,美國決定在2月23日發動突襲。史勒辛格又打一通電話給邱強,請他研擬在發動突襲時可能導致的危機。這次,邱強的危機處理小組研擬出5種可能情況,並提出破解之道。驚動全球的「沙漠風暴」突襲行動,完全在美國的掌握之中,在7天之內迅速攻下伊拉克,美軍付出極少的代價,伊拉克卻死傷慘重。

行燈(Andon)

行燈系統是由豐田汽車創辦人豐田佐吉發明的,豐田佐吉小時候看著祖母在手動織布機前工作,發現了惱人的問題,如果有一根紡線斷掉,但是沒有人發現並停止織布機,等到接好紡線再重新啟動,那麼斷掉的紡線織出來的布便是瑕疵品。解決方法是在織布機中內建一個像人一樣有偵測能力的裝置,一旦偵測到有紡線斷掉,就立即停止織布機的運轉。為了及時發出警訊,讓作業員知道流程出了問題,豐田佐吉發明了「行燈」系統,可以發出需要協助的訊號。在傳統的汽車生產線上’如果發生故障,整條生產線就要立即停止。採用了行燈系統之後,一旦發生問題,操作員可以在工作站拉一下繩索或者按一下按鈕,發出聲音或點亮指示燈,提示監督人員立即找出發生故障的地方以及故障的原因。一般來說,不用停止整條生產線就可以解決問題,因而可以減少停工時間。

行燈系統讓豐田生產制度自動化,並奠定了豐田「內建品質」(Built-in Quality)理念的基礎。當發生問題時,必須立即停止作業,馬上解決問題,當下的生產力可能因此受到影響,但找出問題並想出解決對策,將能提升長期的生產力,這就是豐田迅速解決問題、重視品管的文化,而豐田用來確保品質的方法,已是產業標準,成為當時製造業的新典範。