最新熱門關鍵字:      員工  創意  管理
單期簡介
長話要短說
讓溝通更有效的 4 項關鍵做法
現在每個人都超級忙碌而且承受過量資訊,因此會希望你尊重他們的時間,不要滔滔不絕卻毫無重點。今日要影響或說服任何人,你要快速切入重點,簡潔清楚,並且長話短說。
2014-04-09 /  10345  9
輕鬆聽大師
媒體創意人 俞國定導讀
收藏本期

滔滔不絕沒重點,OUT!

現在每個人都超級忙碌而且承受過量資訊,因此會希望你尊重他們的時間,不要滔滔不絕卻毫無重點。 今日要影響或說服任何人,你要快速切入重點,簡潔清楚,並且長話短說。


日本經營之神松下幸之助曾說:「企業管理過去是溝通,現在是溝通,未來還是溝通。」關於溝通的重要性已經無庸贅述。但無論在任何場合,我們卻仍舊看到滔滔不絕、自說自話的景象,結果不是令人不快,就是浪費時間、金錢和資源。凡此種種都透露出一個顯而易見的事實:想要有效溝通,讓別人聽進你說的話,你就必須學會「長話短說」。

因為大家都很忙,你要更尊重對方的時間

看看以下幾個數據:

專業人士平均每周收到 304 封電郵,但大多數人每天只能瀏覽 50% 甚至更少內容。

這些專業人士平均每小時 36 次、每周 38 小時在查看他們的手機,這種注意力分散的現象已擴散到生活中的每個領域。現在,人們的平均注意力已從 12 秒縮減到 8 秒。

雪上加霜的是,70% 的演講者無法在 1 分鐘內說清楚他們真正想做什麼。

由此可見,現在比以往更迫切需要有效的溝通。事實上,長話短說就是落實「精實溝通」(Lean Communication)──把溝通視為一個過程,消除不必要的浪費,以最好品質、最低成本、最快速度,在適當場合提供最有效溝通。一旦你學會簡單清楚地解釋一件複雜的事情,你就會更有說服力並且更具可信度。

作者喬瑟夫.麥考梅克曾為美國陸軍特戰司令部設計課程,一開始也很驚訝軍隊中部分菁英成員竟然不善溝通。他們的關鍵任務簡報冗長、瑣碎、令人難以消化。在經過作者設計的敘述課程訓練後,情況有了顯著改善,他們在解釋複雜任務時,已經可以清楚的內容、令人信服的解釋,更有效地傳達複雜的資訊。他們不再使用大量簡報投影片,卻促成參與度更高的對話。本書便是從這套課程衍生而來。

認知事實、遵守規則、下定決心長話短說

本書分成3個部分,縮寫為ADD法則:

認知(Awareness):你要有所認知,並且深刻體悟若不能做到簡潔扼要,就會失去聽眾的注意力。

規則(Discipline):你要有一套清楚描繪想法的操作系統,讓自己成為精實溝通家。

果決(Decisiveness):你要夠果斷辨識出關鍵時刻,知道何時長話短說會產生巨大的利益和回報。在這樣的時刻,你說得愈少就會贏得愈多。

無論在公司、家庭或是其他發言場合,甚至面對報章媒體、社會群眾都可以適當地運用長話短說的技巧,除了消極地避免「言多必失」、「禍從口出」,更積極的意義是讓你的發言對人對事產生你所期待的影響。

正如同麥考梅克所說:「在你想要多說一些的時候,要下決心說少一些。能在這種欠缺注意力的經濟環境中勝出,甚至成長茁壯的人,都是精通精實溝通的高手。他們脫穎而出,讓自己的想法被看到、被聽到,使他們的公司獲得成功。下定決心長話短說是你絕對不能妥協的標準。」