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單期簡介
創意思考
NO.467
超生產力開發術
提高工作績效及生活品質全方位處方
總是把工作帶回家,或是回到家還在煩惱工作上遇到的事嗎?解決之道就是從觀念、基本動作和技巧,全方位開發你的「超」生產力,把寶貴的時間用來產出絕佳的成果,自然能在工作和家庭之間取得良好的平衡。
2012-11-28 /  5006  3
輕鬆聽大師
媒體創意人 俞國定導讀
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目 錄 付費內容 專家解讀 延伸閱讀


5分鐘摘要 重點不是花費的時間而是產出的成果

提高生產力的真正關鍵──指針對付出的時間,提升成果的質量──在於專注自己想達成的成果,而不是完成目標花了多少時間。專注於產出絕佳的成果,其他一切自然水到渠成。

第 1 章 個人生產力 3 大觀念

應用 3 項彼此密切相關的觀念,你就可以發揮個人最大生產力:

觀念 1依照優先順序闡明目標

如果你根據自己的目標設定行動的優先順序,而不是手忙腳亂地行動,就會達成更多收穫。

1 寫下你為了達成最終目標,正在進行或計畫要做的事項。

2 按時間範圍進行整理:如職涯目標、年度目標和周目標。

3 根據周目標對你和其他人的相關重要性予以排序。

4 根據年度目標對你和其他人的相關重要性予以排序。

5 持續追蹤自己在年度目標及周目標上,實際花了多少時間。

6 了解並處理任何目標和時間無法相互配合的因素。

觀念 2心裡總是想著最終成果

強迫自己一直專注最終成果,不要一直注意花了多少時間。

1 從終點出發,先試著推測出一個假設性結論。

2 在進行途中暫停一下,確實評估是否有更明智的方法。

3 讓達成目標的時刻令人難忘──提供獎賞。

觀念 3快速且有效地完成非優先任務

把事情安排妥當,盡量減少時間處理不重要的事。

完全認同大部分收到的電子郵件和信件都可以立即刪除。

對非優先項目貫徹「一次解決」原則。

聰明地進行多工。

對同事的電子郵件設定合理的回覆時間。

對非優先項目,容許不完美的結果。

學習不要吹毛求疵。

第 2 章 日常 3 大基本動作

為提升你的生產力,必須在日常行為中落實上述 3 大觀念:

基本動作 1把高生產力習慣融入日常例行公事

要讓自己每天的例行公事盡可能有效率,就必須:

1管理你的行事曆──積極運用它以便提升自己的生產力。

2建立標準的例行公事,把生活中的世俗干擾降到最低──這樣你才能把心思集中在最重要的事情上。

3確保你有充足的睡眠和規律的運動。

基本動作 2行旅途中也要維持高生產力習慣

在行旅途中,也必須有健全的策略維持生產力。

1事先做好徹底的規畫──特別是對於你的旅行目標。

2輕裝旅行──行程若不滿一周,你只需要一個隨身行李箱。

3跨夜飛行時要購買商務艙機票──這樣你才能睡個好覺。

4要克服時差就要喝很多很多水──並讓自己盡快適應目的地的時間。

5到達目的地之後,就開始日常例行公事──每天晚上檢視自己的行事曆、睡足 8 小時、規律運動等等。

6保持連絡──在外地也要每天和你的配偶、小孩講講話。

基本動作 3努力讓會議有效進行

從生產力的觀點來看,以下是進行會議的明智方式:

1事前

審慎思考是否真的需要召集會議。

婉拒任何對自己的優先事項沒有任何幫助的會議邀約。

如果會議是由你自己召開,至少在一天之前提供議程和背景資料,供人們閱讀並做好討論的準備。

2事中

會議盡可能愈短愈好──最多 90 分鐘。

依據一套妥善架構的目標,備妥清楚的書面議程。

用不超過 10 到 15 分鐘的開場白說明背景資料,以及在這場會議中應該解決的關鍵議題。

鼓勵活力十足且熱烈的辯論。

把術語降到絕對最低的程度,堅持使用淺白用語。

要求與會者共同決定由誰負責跟催各項任務及完成期限,簡潔俐落結束會議。

3事後

把跟催清單通報每位與會者,清單上應該詳列所有行動項目,以及每一項產出的時程表。

第 3 章 開發個人生產力 3 大技巧

要成為具有生產力的專業人士,你必須磨練 3 項個人技巧:

技巧 1閱讀更有效且主動

1當你要閱讀時先停頓一下了解該篇文章的架構──先俯視全貌,再從閱讀的過程中逐步加上層層的細節。

2先閱讀引言和結論──尋找濃縮整篇文章的主題陳述。

3瀏覽各段開頭部分──決定是否需要整段讀完。

技巧 2書寫更清楚扼要

以文字整合自己的想法和概念的最佳方式,通常是採用下列簡單的大綱:

先就內容進行介紹。

按照邏輯安排內容結構──在每個段落的開頭表達自己最強力的論點,接著再提出事實或分析來支撐整段句子。

以結論作結束,陳述必須完成的事項。

技巧 3鍛鍊簡報技巧,說明更精采

總是以內容充實的引言開場。

用一頁的篇幅列出演說的內容大綱──提出關鍵論點。

以一些關鍵重點作為結尾。

在事前進行充分的準備──探勘場地並提早到場。

第 4 章 在組織裡提升生產力 2 大關鍵

在組織裡講求生產力,你必須主動積極地經營自己的關係,而不是順其自然。在此有 2 項關鍵:

關鍵 1管理團隊

讓你組成並負責管理的團隊拿出最佳表現的方法為:

1 一開始就設定清楚的計畫目標。

2 對於用哪些指標衡量團隊的進展,彼此要達成明確的共識。

3 讓自己擔任提供必要資源的關鍵角色。

4 監督進度,但不要吹毛求庛。

5 包容錯誤。

關鍵 2向上管理

要具有生產力,你就必須和老闆建立一種互利的關係。要完成這個目標,你必須:

1奠定良好的基礎──對於你必須完成哪些工作和它們的優先順序,應該和老闆達成一致共識。

2弄清楚你的老闆喜歡哪種連絡方式──用他喜歡的方式提供你的回饋。

3了解老闆的人格特質和管理風格──據此調整自己的行為和習慣。

4只要你產出高品質的成果,你的老闆無論如何都會成為你的頭號粉絲──所以不要羞於指出自己有哪些成就。

5要忠誠──盡一切所能幫你的老闆在他的長官面前建立良好印象。

6如果你真的決定離開公司,也不要自斷後路──提前一個月發出通知並持續工作到最後一天為止。

第 5 章 追求有生產力的職業生涯 3 要務

在職業生涯的過程中追求長遠的目標,你應做到以下 3 件事:

要務 1把職業生涯當作持續進行的過程

發展職業生涯的真正目標就是持續地在每次遇到抉擇時,讓自己盡可能擁有最多的可能選項。關鍵是:

1一步一步擴大你的選項──掌握每次在職教育和訓練的機會,學習更多東西。

2精明地選擇下一個職務──轉換職務時,選擇能讓你獲取新技巧或有價值的專業能力的職務。

3定期修正及更新你的職業生涯目標──養成習慣每年檢視自己的職涯目標和發展方向。

要務 2持續致力個人品德和其他基本原則

從組織的層面來看,基本的損益原則會一直適用;在個人的層面,誠實和正直則會是持續受到高度評價的道德價值。

當你開始尋求下一階段的職業生涯時,探查社會的長期趨勢作為指導原則。

考慮跨越 2 種領域的工作──跨學科的領域通常具有突破性變革的重大潛能,是你可以借力使力的機會。

不要假設未來必然是過去的延續。事情都會改變,你必須做好準備跟著它們一起改變。

要務 3在工作和家庭間取得良好的平衡

在你努力追求更高生產力時,可以嘗試:

尋找有彈性的工作條件。

總是承諾要盡早下班,以便有足夠時間和家人及朋友相處。

和你的配偶齊心努力──弄清楚誰會花大量時間在小孩身上,並據此來安排一切。

當你人在家裡,心也要在家裡。

如果你真的必須帶工作回家,那麼就設定一些限制。

專家解讀 有效管理,加倍提升生產力

每個人都有生產力,但有趣的是有些員工能同時處理很多事情且又快又好;有些員工卻只能完成某件事,有時甚至連基本工作都不一定能做好。──林娟/鼎捷集團人資部總經理

延伸閱讀活用 80/20 法則保持最佳生產力

效率好、生產力高的經理人,會不斷找各種方法克服混亂、全心處理重要工作、精簡文書作業、避免浪費時間,並且妥善管理各項專案。這些方法都能夠讓經理人靈活又有效率。