擴大業務、發展團隊 必備4大文件

如果你發現你和團隊花太多時間應付訂單，或是你必須放下一些工作，才能做其他更重要的事，這就是你需要公司營運手冊的明確跡象。公司營運手冊是招兵買馬、分享技術，以及讓大家更加協同一致的絕佳工具。

許多新創公司發展不起來，並不是品牌做不起來，而是缺乏營運上的機能。簡單來說，如果全公司只有你一個人知道公司如何運作，那麼你就很難找新人進來幫助你成長。更重嚴的情況是，如果你發生了什麼事，整個公司就會停止運作。

解決方法是建立公司營運手冊，將所有一切做成記錄，幫助公司順利運作。其中包含4大必備元素：

1 簡介──內容包括公司願景、品牌、文化、價值觀和過去歷史。重點是闡明你服務的對象是誰、你如何為他們提供服務，最重要的是你和別人有什麼不同。

2 人員──介紹團隊成員，說明誰負責做什麼。

3 政策──包括從衣著要求、辦公時間和休假時間，到符合當地法規的要求及必要的個人安全資訊。

4 流程──詳細說明從開始到結束、逐步完成任務的過程。記錄業務運作的過程很重要，這是提高生產力和利潤的重要基礎。

要讓公司營運手冊有效發揮作用，也要注意幾個重要關鍵：

■ 公司營運手冊必須方便取得，方便員工隨時隨地取得他們需要的資訊。

■ 公司營運手冊必須能夠搜尋──將營運手冊做成維基百科的形式而非文件檔案，讓員工可以快速找到答案。

■ 公司營運手冊是共同協作產生的──其中包括每個人的專業知識，而不僅限於公司的高階領導者。

■ 公司營運手冊的核心是具備指導功能──說明如何正確執行任務，而不是條列清單。

■ 公司營運手冊必須是可變動的，很容易更新。

■ 公司營運手冊必須具備完善的結構，並有專人負責維護更新。

如果現階段你還沒有多少顧客，公司也沒有什麼制度，建立營運手冊無法解決你的問題，你可能需要花更多時間進行行銷和銷售。

如果你發現你和你的團隊花太多時間應付訂單，或是你發現你必須放下一些工作，才能做其他更重要的事，這就是你需要公司營運手冊的明確跡象。換句話說，公司營運手冊是擴大業務、發展團隊必備工具。如果你已經有明確可行的產品或服務，千萬不要把所有一切存放在你的腦袋裡，愈早開始建立公司營運手冊愈好。

「如果你仍舊必須親手處理每天的例行工作，你的公司將只能維持比較小的規模。如果你想要擴大規模，就一定要將任務和業務指派給你的團隊，並且相信他們的產出。公司營運手冊記錄你的流程、政策和公司文化，是將你腦袋裡的東西傳輸給別人的最佳方式。」──克里斯．羅尼奧