從熱情出發才能化簡單為力量
簡介
蔡壬蒲
輔仁大學應用心理系畢業，台大管理碩士學分班進修。現任I-Search Worldwide (Taiwan)Co. Ltd 資深顧問，協助外商及大型上市公司專業經理人聘任，及亞洲地區高階經理人職涯諮詢，同時擔任中華知識生產力協會常務理事，長期投入青年人才培訓。
很多人一天到晚都喊忙，加班成了無法擺脫的宿命及日復一日的循環。但是如果停下腳步，認真思考這一天到底完成了哪些事？似乎有一半以上的事情都是有待商確。本期《大師輕鬆讀》作者詹森說：「要創造更高成就，必須尋找具體方法刪減無關緊要的工作，並投入更多真正有價值的任務。」
談工作減量先看工作成效 |
本週選書的重要概念：「工作減量、成就更高」。「工作減量」，是意味工作量過大嗎？若答案肯定，那就得探討工作量過大的原因。我認為造成工作量過大可能是下列幾項因素使然，進而導致整體工作效率不佳：
1.工作態度不正確
2.工作知識學能不足，方式不正確
3.工作熟練度不足
一旦確認工作效率不佳的原因並非上述幾項因素，那麼，所謂的工作量過大，才是單純「量」的問題。
工作減量另一個思考方向是「工作」的定義。攤開每天的工作筆記，應該不難分析自己有多少時間是從事「有產能」或「產能較高」的工作。簡化工作，無論是改善作業流程或剔除無關緊要的工作，都是工作減量最直接有效的方法。
此外，想有效地提升個人生產力，我要貢獻一個令我受益良多的小祕訣：隨時用心累積訊息與資源。這可分三個部分討論：
一、「用心」會讓事情更「順心」 |
作者提到許多有效的工作方式，如每天刪除75%左右的電子郵件、利用簡短的電話留言以提高溝通成效等。在執行這些動作時，別忘了一個不能刪去的元素──「用心」，要讓對方在明確清楚的溝通中，同時感受人際關係。大量資訊化及電子化下，我們常忘了簡化步驟是為了提升效率，但提升效率的終極目的還是「解決問題」。解決問題才是關鍵，而作者不斷強調的「保持簡單」則是最佳應對原則。
「簡單」來自清楚的目標與方向，同時得了解哪些事該做、哪些事不該做。例如，我們經常透過電子郵件溝通事情，包含一些重要約會的邀請。但如果在書信往來之餘，可以增加彼此的互動性，事情的溝通會更easy。中國人說見面三分情，人際關係還是要透過互動來加深彼此的信賴。
二、人脈是讓工作簡單的秘訣 |
在壓力緊迫的職場，社會人脈與社會資源是促使工作快速有效執行的利器。尤其當工作範疇超出個人能力或經驗不足時，透過人脈網絡取得充足訊息與資源，能促使工作更有效、更準確地執行。過去在連鎖書店服務時，有個全國性學生活動需要大量廣告宣傳及曝光，由於廣告並非我的專長，於是找到任職MTV電視台的好友協助，洽談交換海報版面事宜。執行過程中，完全是一通電話搞定，省去許多一般提案的麻煩程序。因為我們都很清楚彼此要交換的價值條件，既然已經拍板敲定，當然就可以直接進入執行階段，省掉過程中的等待及簡報製作。人脈的建立不見得在每個案子都能無往不利，合作的關鍵仍舊在產品本身及條件的交換，但無可否認，人脈往往會扮演工作中臨門一腳的助力，讓你旗開得勝、搶得先機。
三、擅用科技資訊工具的輔助 |
根據我長期觀察，工作量與工作時數並不等於工作成就。相對的，「對工作的熱情或興趣」才是關鍵。從許多報導中我們不難發現，相對歐美的工作時數，台灣人是比較辛苦的，但為什麼投入比較多卻沒有比較快樂，成就感沒有比較高呢？事實上，我所見到的外藉專業經理人，大多十分投入工作，工作時數甚至比台灣的工作人更長，但他們十分樂在工作。相對的，在台灣許多人會直接地放棄與工作互動的機會，認命接受所有工作的內容與方式。講到這裡，相信有許多朋友會說：「這是組織的問題。」但你有試著改變嗎？還是你已習慣長久以來的上班、下班、加班。甚至有許多公司，下班時間到了，員工即使工作做完了也不敢回家！而我提到的科技資訊輔具，除了可以簡化工作管理，有時也能享受科技的樂趣。就像我把PDA及手機整合在一起，無論是速記或是查詢都相當方便，間接也提升時間管理的效率。學習嘗試新的且對你有幫助的東西，並對其產生興趣，有時也能讓你的工作如魚得水。
說「不」也許比說「對不起」容易 |
談到簡化工作及輔助工具，就不得不繼續談說「不」的藝術。就像前面談，如果工作確實很有效率，那我們就該來談「工作減量」。學習說「不」一直是眾所皆知的道理，但是面對眾多邀約及待辦事項，如何說「不」，又如何判斷何時該說「不」？說真的，這實在是件不容易的事。但換個角度想，如果事後無法達成任務，要說很多的「對不起」、「不好意思」相比起來，事先說「不」或許會容易些吧！
舉例來說，當我在協助客戶解決職涯轉換的困惑思考時，往往會請他們回答，在他們心中，職銜、工作內容、公司招牌、職能、生活平衡等重要程度的排序為何。人在面臨決擇時，很多考量的因素都很重要，但這些因素是有優先順序的。對你來說也許都很重要，但絕對可以加以排序。工作也是，不是不能排列，而是有沒有「用心」思考罷了；不是不能拒絕，而是自我評估後對別人的一種負責態度。
不斷追問「為什麼？」釐清工作歸屬 |
書中還有提到「要遏止別人一股腦把事情推給你，要學習追問為什麼？」以澄清事情是否真的非己莫屬。不過我必須澄清，這不是推諉或是逃避責任。尤其在組織分工不明確或是運作鬆散的情況下，特別是要避免無謂的權力操弄或是交相指責，否則將一事無成。
但首先，必須問清楚三個目的：
1.要幫忙或是要負責的事情到底是什麼？
2.我和這件事有什麼關係？
3.我能為這件事情做些什麼？
第一個目的協助我們釐清問題的範疇、內容和關聯；第二個目的協助我們釐清問題的責任，是諮詢、協助還是負責的角色；第三個目的協助我們釐清如何處理問題，自己能夠做什麼？又能做多少？如果我們搞清楚這些目的，事情該做的，就認真做，不該插手的，就請別忘記讓別人有效勞的機會！
【吳欣芝/採訪整理】
