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NO.763
跟好萊塢學3分鐘簡報
提供資訊、吸引參與,然後確認你可以做到。這就是你說服別人接受你的提案所要達成的事,而且過程不能太長,一開始的3分鐘將是關鍵。
2020-03-25 /  1618  12
輕鬆聽大師
俞國定導讀
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如何長話短說

只知道自己為何應該少說點話是不夠的。 你還需要一個可行的系統,確保自己持續保持專注,沒有偏離正軌。

長話短說代表的不只是簡潔而已。你的責任是對於要花多長時間,才能好好傳達一個訊息,促使對方採取行動,保持適當的平衡。長話短說不會無故發生。要做到清楚簡潔,你必須精通並採用以下4項證實有效的關鍵做法:

關鍵 1 擘畫:利用 BRIEF 藍圖進行濃縮和刪減

長話短說的第一項關鍵就是針對你要講述的內容準備一份大綱,協助你變得簡明扼要。

B 背景(Background)——聲明你今天為何來到這裡。

R 理由(Reason)——提出你的標題,一句你希望大家記住、帶走的關鍵訊息。

I 資訊(Information)——列出3項你今天要討論的關鍵要素或重點。

E 結尾(Ending)——迅速表示你要結束了,然後概述接下來將發生的幾個步驟。

F 追蹤(Follow-Up)——你要預期他們可能提出什麼問題,然後再重申那些關鍵重點作結尾。

關鍵 2 述說:運用說故事的敍述手法清楚闡釋

人們受不了官腔官調。今日要克服雜亂並讓人們通盤了解的方法就是告訴他們有趣的故事。理想敘述的關鍵要素是:
• 焦點 ──故事的寓意為何?
• 挑戰或是場景 ──這裡有什麼問題?
• 機會 ──你能藉此做些什麼?
• 方法 ──如何、何處和何時。
• 結尾 ──你成就了什麼?
• 收穫 ──這對你有什麼意義。

關鍵 3 展現:採取TALC對話法而非自說自話

大多數人對那種無止盡的自說自話都會覺得厭煩和沮喪。要長話短說,你就必須用受控制的對話取代自說自話。這樣的對話是要讓大家一起說話、積極地聆聽彼此,並且帶著被了解的感受離開。要有一套經過架構的對話,就用 TALC 藍圖:

T 講話(Talk)——當某人開始講話時,讓他們說他們想說的話,不管是花1分鐘還是10分鐘。

AL 積極聆聽(Actively Listen)——從頭到尾興致盎然地聆聽。提出開放性的問題,並深入探討那些你感興趣的部分。

C 交談(Converse)——當自然產生中斷時,提出問題或評論。不要改變主題。

你可以運用基本的TALC法則處理衝突和一致的意見。更棒的是,你可以用它讓對話持續針對主題,然後達成你的既定目標。

關鍵 4 談論:運用視覺圖像捕捉想像畫面

俗話說一幅圖畫勝過千言萬語。很多企業現在採用資訊圖表呈現資訊,你也可以比照辦理。用影片說故事一樣非常有效。企業使用影片的成功關鍵在於:

保持簡短,並且嚴密聚焦。3到4分鐘通常看起來效果最佳。

注意自己素材的品質。短片如果讓人看起來或感覺起來很外行就不好。

如果你的議題很複雜,就拆解成若干章節或是設計成一個系列。

嘗試在每部短片中注入教育和娛樂兩種成分。如果你這樣做,就可能贏得粉絲,他們會熱切期待續集。

智慧型手機錄製影片的功能愈來愈好,或許更適合用它來捕捉某些自發性或高度話題性的事件。

在製作影片資料時,試著更像廣播人員而非行銷人員來思考。

案例分享

敍述手法

2007年,史蒂夫.賈伯斯在MacWorld Expo大會介紹蘋果的新 iPhone 便採用了敘述手法。這次的簡報被廣泛推崇為商業界的永恆經典,這要感謝賈伯斯運用了令人信服且迷人的方式,讓他的敘述有了生命。

他在簡報中運用的敘述藍圖如下:

焦點──今天蘋果將重新發明電話。這項新產品改變了一切。

挑戰──今日最先進的電話被稱為智慧型手機,但是它們並不容易使用。

機會──蘋果覺得自己必須挺身而出,創造一台裝置解決用戶面臨的難題。

方法──改良使用者介面。不需要觸控筆。我們製造了一件更聰明的產品。

結尾──我們產出一項超越前人的產品,它不僅更聰明,同時也更容易使用。

收穫──iPhone現在已經上市。去買一支看看你是否同意它改變了一切。




本文摘自:
NO.534 長話要短說
Brief: Make a Bigger Impact by Saying Less
by 喬瑟夫.麥考梅克(Joseph McCormack)
中文版/簡潔的威力(先覺,2014)