Google整理術（Google Organizational System）

當Google已經大幅影響我們的生活，幾乎隨處可見它的蹤跡，我們是該視之如洪水猛獸，還是應該讓它就此融入我們的世界，並妥善地運用它呢？為何說Google已大舉入侵我們的生活？試著想像，每天上班的路上，你會使用Google大眾運輸（Google Transit）先調查到公司或是拜訪客戶時，哪一條路線比較好走；在搭車時可以用Google閱讀器（Google Reader）瀏覽今天的新聞。到了辦公室，打開Gmail看看有什麼新的工作；在作業時如果找不到文件檔案，立刻使用Google桌面搜尋工具，不論檔案被雜亂地存到哪裡都沒關係，只要使用搜尋功能就能找到。再用Google文件（Google Docs）修改同事剛撰寫完的會議紀錄，並管理其他專案內容。設定的時間一到，Google日曆（Google Calendar）會告知你預定的約會或行程。下班後，想找間不錯的餐館，就開啟Google地圖（Google Map）查一下地址和店家介紹，然後帶著愉快的心情離開辦公室。

這樣的例子不勝枚舉，而Google的功能也會不斷增強，與其說Google不斷在改變世界，不如說Google改善了我們的生活，讓工作更為便利。而懂得運用Google工具，就能為效率加分，讓工作與生活更條理有序。此外，網路不僅在管理上帶來益處，在收納上也是一大利器。在過去，要保存一堆紙本文件，需要占用好幾個文件櫃；後來，我們可以用一堆電腦設備將資料數位化並儲存起來；現在，我們只要可以連上網路，就能隨時利用Google找到我們所需的資料，而不用再儲存在自己的電腦裡。

重點是，當科技已進步到存取輕鬆、搜尋方便的時代，上班族也應該與時俱進，調整自己使用大腦的觀念。未來使用大腦的趨勢將是「整合」與「思考」，而非博聞強記。作者在本期的第一章，就提到應該如何思考的11條原則，現代人應該採用切合大腦實際運作的方式，例如說：排除多工作業，讓大腦專心處理一件事；不需要記住的東西，就盡量挪出腦袋；適時地忽略限制，採用更適合自己的做法。這些都是在科技加持下，大家可以運用的整理原則。

在大量文件電子化的情況下，更要懂得為檔案分類並製作標籤，以便未來搜尋時可以更快速找到需要的檔案。電子化的檔案並非只有文字，音樂、圖片、影片，同樣能大量儲存，如果要搜尋這些非文字檔案，就要設定適切的檔名和標籤。這樣在搜尋時只要輸入關鍵字，就能輕易找到相關的資料。總而言之，要做到條理井然，就要盡量減少會讓人分心的事物，並且利用工具幫助自己，在資訊汪洋中快速篩選出需要的重點，或者在諸多行程中讓自己快速進入狀況。各項整理原則，並非全都適合每個人用，但只要找出符合自己情況的整理原則，不管在生活上、工作上，都能管理得更井然有序。

編輯室報告

資訊的整理，外包給網路

電影《阿凡達》（Avatar）中的納美人，頭髮尾端有個像USB一般的觸角，只要將觸角和靈魂之樹連結起來，就可以讀取資訊、獲得知識。我們沒有像納美人的觸角，我們的「觸角」是電腦、手機等上網工具。

因為網路，我們每天要接收的資訊，量和速度都遠高於過去，引起了資訊過載和資訊焦慮。既然問題很大部分來自網路，何不包給網路去處理，讓網路來幫我們解決。

企業將業務外包，能夠把自身不擅長的、或是價值相對低的事務，交給善於做這些事情的承包商，企業自身就可以留有時間和精力，發揮核心能力、創造最大價值。對個人而言，將原本要占據許多腦容量的事情，外包給科技處理，我們就有能更多頭腦和時間，可以用在自己真正能發揮價值的地方。就像傳說中愛因斯坦說過的：「既然電話簿裡有，我為什麼要記我的電話號碼？」

要把記號碼的工作交給電話簿，得學會查電話簿，同樣地，要將管理資訊外包給網路，就要學會搜尋。正如本期原著作者所言：「要在資訊時代生存與茁壯，就要懂得搜尋。」還說：「搜尋對於整理資訊至關重要。搜尋不應只是用來找別人張貼在網際網路上的東西，還應該整合到你運用手中資訊所做的每一件事之中。要在事前就把搜尋納入考量，不要事後才想到要用搜尋的方式。有需要什麼，就去搜尋，就比較不會雜亂無章。畢竟，搜尋是生存的必要元素。

既然資訊和取得資訊的工具，只要上網就能得到，拉平了大家的起跑點，那麼差異就在於運用資訊的創意。蘋果公司執行長史蒂夫．賈伯斯說過：「人類的創意是天生的，他們會用一些製造者從未想到的方式使用工具。」現在風靡影迷的（Pixar）動畫公司，原點是一套影像電腦，售價12萬5,000美元。後來，原本為測試電腦所成立的動畫部門，被迪士尼以2,400億美元收購，創意的價值，不言可喻。

回歸根本，整理的目的，是為了讓我們有發揮的空間。請共同閱讀以下兩期大師，學習在有形環境和無形心態上，都整理出空間，讓我們能揮灑創意、享受人生：

NO.304《光是整理還不夠》

NO.301《老闆不該讓自己太累》