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單期簡介
高效的上網整理術
今日世界步調迅速、資訊飽和,要保持頭腦清醒,要有一套充分利用現有科技的整理術,幫你處理資訊、整合工作,讓你能專心面對每天面臨挑戰。
2010-05-20 /  5840  3
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Google整理術(Google Organizational System)

當Google已經大幅影響我們的生活,幾乎隨處可見它的蹤跡,我們是該視之如洪水猛獸,還是應該讓它就此融入我們的世界,並妥善地運用它呢?為何說Google已大舉入侵我們的生活?試著想像,每天上班的路上,你會使用Google大眾運輸(Google Transit)先調查到公司或是拜訪客戶時,哪一條路線比較好走;在搭車時可以用Google閱讀器(Google Reader)瀏覽今天的新聞。到了辦公室,打開Gmail看看有什麼新的工作;在作業時如果找不到文件檔案,立刻使用Google桌面搜尋工具,不論檔案被雜亂地存到哪裡都沒關係,只要使用搜尋功能就能找到。再用Google文件(Google Docs)修改同事剛撰寫完的會議紀錄,並管理其他專案內容。設定的時間一到,Google日曆(Google Calendar)會告知你預定的約會或行程。下班後,想找間不錯的餐館,就開啟Google地圖(Google Map)查一下地址和店家介紹,然後帶著愉快的心情離開辦公室。

這樣的例子不勝枚舉,而Google的功能也會不斷增強,與其說Google不斷在改變世界,不如說Google改善了我們的生活,讓工作更為便利。而懂得運用Google工具,就能為效率加分,讓工作與生活更條理有序。此外,網路不僅在管理上帶來益處,在收納上也是一大利器。在過去,要保存一堆紙本文件,需要占用好幾個文件櫃;後來,我們可以用一堆電腦設備將資料數位化並儲存起來;現在,我們只要可以連上網路,就能隨時利用Google找到我們所需的資料,而不用再儲存在自己的電腦裡。

重點是,當科技已進步到存取輕鬆、搜尋方便的時代,上班族也應該與時俱進,調整自己使用大腦的觀念。未來使用大腦的趨勢將是「整合」與「思考」,而非博聞強記。作者在本期的第一章,就提到應該如何思考的11條原則,現代人應該採用切合大腦實際運作的方式,例如說:排除多工作業,讓大腦專心處理一件事;不需要記住的東西,就盡量挪出腦袋;適時地忽略限制,採用更適合自己的做法。這些都是在科技加持下,大家可以運用的整理原則。

在大量文件電子化的情況下,更要懂得為檔案分類並製作標籤,以便未來搜尋時可以更快速找到需要的檔案。電子化的檔案並非只有文字,音樂、圖片、影片,同樣能大量儲存,如果要搜尋這些非文字檔案,就要設定適切的檔名和標籤。這樣在搜尋時只要輸入關鍵字,就能輕易找到相關的資料。總而言之,要做到條理井然,就要盡量減少會讓人分心的事物,並且利用工具幫助自己,在資訊汪洋中快速篩選出需要的重點,或者在諸多行程中讓自己快速進入狀況。各項整理原則,並非全都適合每個人用,但只要找出符合自己情況的整理原則,不管在生活上、工作上,都能管理得更井然有序。

編輯室報告

資訊的整理,外包給網路

電影《阿凡達》(Avatar)中的納美人,頭髮尾端有個像USB一般的觸角,只要將觸角和靈魂之樹連結起來,就可以讀取資訊、獲得知識。我們沒有像納美人的觸角,我們的「觸角」是電腦、手機等上網工具。

因為網路,我們每天要接收的資訊,量和速度都遠高於過去,引起了資訊過載和資訊焦慮。既然問題很大部分來自網路,何不包給網路去處理,讓網路來幫我們解決。

企業將業務外包,能夠把自身不擅長的、或是價值相對低的事務,交給善於做這些事情的承包商,企業自身就可以留有時間和精力,發揮核心能力、創造最大價值。對個人而言,將原本要占據許多腦容量的事情,外包給科技處理,我們就有能更多頭腦和時間,可以用在自己真正能發揮價值的地方。就像傳說中愛因斯坦說過的:「既然電話簿裡有,我為什麼要記我的電話號碼?」

要把記號碼的工作交給電話簿,得學會查電話簿,同樣地,要將管理資訊外包給網路,就要學會搜尋。正如本期原著作者所言:「要在資訊時代生存與茁壯,就要懂得搜尋。」還說:「搜尋對於整理資訊至關重要。搜尋不應只是用來找別人張貼在網際網路上的東西,還應該整合到你運用手中資訊所做的每一件事之中。要在事前就把搜尋納入考量,不要事後才想到要用搜尋的方式。有需要什麼,就去搜尋,就比較不會雜亂無章。畢竟,搜尋是生存的必要元素。

既然資訊和取得資訊的工具,只要上網就能得到,拉平了大家的起跑點,那麼差異就在於運用資訊的創意。蘋果公司執行長史蒂夫.賈伯斯說過:「人類的創意是天生的,他們會用一些製造者從未想到的方式使用工具。」現在風靡影迷的(Pixar)動畫公司,原點是一套影像電腦,售價12萬5,000美元。後來,原本為測試電腦所成立的動畫部門,被迪士尼以2,400億美元收購,創意的價值,不言可喻。

回歸根本,整理的目的,是為了讓我們有發揮的空間。請共同閱讀以下兩期大師,學習在有形環境和無形心態上,都整理出空間,讓我們能揮灑創意、享受人生:

NO.304《光是整理還不夠》

NO.301《老闆不該讓自己太累》