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單期簡介
一分耕耘,四分收穫
「偷懶」有理,你就偷得到時間、幸福與財富!
2005-08-18 /  10203  4
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愈少愈精、貪多不爛

簡介

劉瑞娥
踏入公關界已有15年的時間,專長為公共關係運作及危機處理。曾任精英公關公司執行副總、威京集團主席特助、行天宮志業體系發言人等,現為永豐餘造紙公共事務部協理。

「單純」、「簡單」是人類對生活最大的想望,為了達成這個簡單的需求,於是人類設計了許多現代化的工具,如洗衣機、洗碗機,來取代人力。但是伴隨著文明的推演,人類對於物質的慾求愈來愈多,從有棲身之所,到花園洋房,最後到別墅,人類的慾望有如無底洞,為了滿足這些物質需求,人類只好汲汲營營地去追求財富,為自己設定目標,最後終於迷思在慾望叢林中。

貪多嚼不爛

看完本期《一分耕耘,四分收穫》,給我最大震撼是文中提及的一份調查,針對AOL用戶所做的最新調查,詢問用戶需要多少錢才能讓他們不再擔心金錢的問題,結果收入超過10萬美元的人比收入約4萬美元的人,需要更多的錢。調查暗示,一旦人們手中握有較多資源的時候,不僅不知足,反而還會想要追求更多。

這樣的調查報告事實上十足地反映了人性。試想,我們剛畢業的時候,是不是曾想過,我只要有份3萬元月薪的工作就行了;等到結婚生子,對自己的要求就提高到希望年薪百萬,連帶對存款的安全感,也跟著水漲船高,由1,000萬、5,000萬元,甚至上億元。追求金錢,確實是人類進步的一大動力,但是如果將全數的精力放在金錢追逐上,勢必會有失衡的問題。這時你可能得回歸到你生命的源頭,捫心自問,到底什麼是你走這趟人生最想達成的目標,之後再排定優先順序,針對自己目前最想要的目標奮力一擊。

沒有就是有,有就是沒有

看了《一分耕耘,四分收穫》,我認為除了文中所提及的「少就是多」理論外,若再補充「沒有就是有,有就是沒有」概念,更能寫實地表現出80/20理論。

我對80/20法則的首次體悟,來自於先前的裝潢經歷。剛開始我找人裝潢時,也像一般業主一樣,只想著要做很多櫃子,將雜亂無章的東西全數收納起來,眼不見為淨。當然,這種作法可以讓你享受一時的空間快感,但是隨著時間拉長,你購物的習慣沒有改變,沒多久,你就得找更多的櫃子來裝那些新買回來的東西,結果我聽從設計師「有就是沒有,沒有就是有」的理念,將那些「可能用得著」、「有點紀念價值」、「留著沒用,丟掉可惜」的東西全數清出來送人或是丟掉,只保留那些我覺得對我有實質意義的東西。結果我至少清出一半的雜物,連帶地受到這個觀念影響,我不再有積穀防災的錯誤理念,想吃零食,隨時到7—ELEVEN搬,將儲物櫃寄在統一超商中。觀念一改,空間也就隨著騰出來了,現在很多朋友到我家,很容易就會記得室內的陳設,因為裝飾品就只剩下少少的1、2件,擺在室內很顯眼,不再像從前,到此一遊後,覺得所有東西都很美,可就是沒一樣記得住。

有了這樣的生活體悟後,對於「有捨才有得」的哲學思想,更能切實實行。再拿之前提過的裝潢例子來說,如果回歸到最後的本質,靜下心來想一想,到底你裝潢的目的是為什麼。我想很多人都會直覺地回答,讓生活更舒適,但是實際裝潢時,所做的卻和實際想要的適得其反,不是將空間清出來,讓自己更舒適,而是反過來買更多的櫃子,來搶占人生活的空間。這樣的邏輯是不是很行不通,但是如果沒有回歸80/20法則,人們隨時都在做著事與願違的事。

事事經手、樣樣鬆

同樣地,在工作上也是如此,很多人以為要證明自己很有能力,就是完成很多事,於是拚命地搶差事做,爭客戶也不手軟。結果別人做了一件事,他倒完成了10件,其中9件還算差強人意,一件卻出現了致命的錯誤,結果搶到了追求效率的快感,卻失掉了綜效,一樣地事與願違。

追求進步是人類成長的主要動力,人們在年輕時對於自我一定有很多的期待,但是入社會一段時間後,你會發現時間真的很有限,能力也有不足,在重重限制下,人類在追求過程中,勢必會陷入希望、失望、挫折或是希望、滿足、感謝的正負面情緒糾葛中,如何走出不同的路,靠的就是自我檢討。惟有不斷地省思,才能從80/20理論中,挑出對自己最重要的事,去爭取那80%的最高效益。

人類的活動很複雜,不單只有工作而已,除了工作,還有人際關係、金錢、自我發展、健康等議題有待開拓。要追求全方面的圓滿,你需要大智慧,當然即使經過篩選,到最後,你還是可能會發現你想要達成的目標有很多,無所適從。此時,排序就很重要,你要從你認為最重要的5項活動中,找出此時對你而言最重要的目標是什麼,最不重要的目標是什麼,之後再坐下來思考中間能否產生什麼關聯,讓不同的目標可以在同一時間內達成。

舉例來說,之前我在公關公司工作時,經常必須與記者聯繫,由於記者聯繫最佳時機多半在截稿後的晚間8至10點間。為了牽就工作,很多公關人員減少了和家人相處的時間,但是經過權衡,我決定將工作帶回家,雖然增加了不少電話聯繫的費用,但是可以提前6點到家的我,可以利用6點至8點的空檔,為全家人做好一頓飯、陪小孩看功課,和先生聊天。等到8點一到,也可以全心地投入工作,而不須像其他公關人員一樣,在辦公室耗到9、10點才有事做,且在辦公室等也心神不寧,擔心無法兼顧家庭。兩相比較之下,我雖然損失了些電話費,但是卻同時成全的工作和家庭,孰輕孰重,一眼立判。

多花點心思,生活處處有驚喜

再舉一個兩相得兼的例子來說明,每天早上我和我先生都趕清早6點去打太極拳。雖然這只有短短的1個小時,但利用這個時間,我們夫妻得到了健康,同時也增進了感情。在有限的時間裡,我覺得這1小時的投資報酬率極高。事實上,這樣兩相得兼的例子比比皆是,端視你有沒有用心,將生活的點點滴滴做個匯總。

除了將自已的需求做統合外,要達到80/20理論的最高境界,重組人際關係也是很重要的。由於從事的是公關工作,每個案例所牽涉的專業領域不同,為了快速追求成長,你勢必得騰出一部分的時間,先了解自己的專長,之後再針對自己不足之處,將既有人脈整理整理,以形成一個人特有的智囊團。如此一來,一旦碰到任何難解的問題,都可以在專人的專業協助下,化險為夷。

另外,要做到80/20理論除了要有歸納的能力外,能捨的功夫也是必練的功法,一般人只習慣擬「工作清單」,卻忘了「拒做的清單」比工作清單更為重要。因為經過統計,大多數人80%的時間都是浪費在無謂的事情上,如果你可以靜下心來思考,刪除一些不必要的活動,從反向思考,你等於憑空比別人多出了4倍做正事的時間,連帶與成功的距離也會直接拉近。

找外援成就80/20法則

要成功,靠智囊團來成就自己的80/20法則是一個方法,利用聰明的方式和下屬共存共榮也是一種方法。處在不同的位置,你所聚焦的作法也不盡相同。當你是部屬時,你可能花20%的時間去做事,剩下80%的時間去學習;但是一旦升到經理職,你的80/20法則就須同步改變,成為20%用來學習,80%用來思考。

很多一線的主管老是抱怨工作做不完,原因就在於他不是拿80%的時間來思考,如何帶團隊,而是親自下海去將工作完成,而他們的理由一般都是交給下屬做問題多,倒不如自己做,又快又好。結果花很多錢請來的下屬只做些打雜的工作,永遠沒有成長,身為主管的你,卻忙、盲、茫。如果可以反過來,充分授權,等到下屬完成工作之後,再花時間和他們討論找出問題點,協助他們下次不要再犯同樣的錯。這麼一來,你可能第一次比別的經理人多花了一倍的時間處理相同個案,但是以後碰到同樣的案子,部屬就可以獨力作業,完全不用再耗費你的時間資源。兩相權衡之下,自然是後者的80/20法則較為划算。

其實80/20法則存在於所有人的生活中,因為所有人的生活都充滿著抉擇,「要不要」、「對不對」的對立隨時存在。如何在有限的資源中,找出最適解決方案,80/20法則確實是一值得終身學習的心法。