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單期簡介
忙得有道理
激發卓越生產力的5項抉擇
接不完的電話、處理不完的事已經讓人想抓狂,現在還有一堆要讀要回的訊息,是該開心還是絕望?每件事都很急也很重要,到底要先做哪件事呢?別慌張,想透這5件事你就解脫了!
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2015-04-01 /  8947  8
輕鬆聽大師
媒體創意人 俞國定導讀
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聰明思考,產能加倍

你的待辦清單永遠沒有空白的一天嗎?還是天天都在埋頭苦幹趕加班呢? 靠手做事的時代已經過去,看清楚想明白,把你的時間分出輕重緩急,用腦袋做事的效果絕對超乎你的預料之外!


照著又臭又長的待辦清單工作沒什麼不好,但如果清單列滿不重要的繁瑣雜務,即使各種不同項目打了勾,還是到不了有意義的目的地。有成就的人不會去做任何他想到的事。相反的,他們遵照的是不同的策略──對工作的輕重緩急具有明確的判斷力,對前進方向有清楚的目標。成功者不會彙整出冗長的待辦事項清單,而是整理出更簡短的清單,全部都是為達成功的必要項目。這也是比較有成效的做法。

向成功者學習建立好習慣



〈少做一點比較好〉

少做一點比較好的真正關鍵和驅動力在於創造,以及在生活中養成更多有生產力的新習慣。這整件事就是為創造持久的改變,終能改善你的生活,而不是短暫來點創新,然後又繼續忙接下來的事。

如果一下子嘗試改變太多習慣,結果往往讓人不堪負荷並備受挫折。前進的最佳辦法是展開為期 30 天的挑戰,一次專心面對一個新習慣。步驟如下:

步驟 1 找出對你的生活或事業會帶來最大正面影響的新習慣。

步驟 2 寫下你會做哪些改變,有哪些事情可以觸發你的新行為,以及要向誰報告進展。

步驟 3 盡可能告訴更多的人你想養成的新習慣。

步驟 4 把每天的結果告訴追蹤你進展的人或團體。

步驟 5 30 天後,慶祝你的新習慣,繼續執行你訓練自己學會的事。

要讓 30 天的挑戰奏效,你可以這樣做:

每次只針對一個習慣使用它 ──拒絕一次嘗試養成多個習慣的誘惑。那是行不通的,那麼做最後只是讓自己團團轉罷了。

選擇一個容易的目標作為開始 ──一項你確信會喜歡的事情。在面對困難度更高的習慣前先創造一些聲勢。

選擇可衡量的事來做 ──那些已有明確衡量標準存在的事情。你必須能斬釘截鐵地說出你取得進展,讓 30 天的挑戰奏效。

保持絕對的一致性 ──竭盡可能,在每天同一時間做些事,成為新習慣的一部分。這能強化持續成功的機會。

每天報告而不是一周報告一次可取得最佳效果 ──每天追蹤你的進展。

擺明積極的態度 ──過程中難免會遭遇挫折,一定要多加注意並繼續往前。

如果你很聰明,你可以利用 30 天的挑戰,養成一些新習慣,幫助你簡化你的工作,而且受用一生。你可以考慮以此方式養成的良好習慣有:

每天早上選出 3 項最重要的任務。

保持一次只做一件任務,避免多工。

總是把收件匣裡的電子郵件處理到清空。

一天只要檢查你的電子郵件 2 次。

每天運動 15 分鐘。

持續保持高產能的晨間作息。

保持工作環境井然有序。

多吃蔬果,少吃加工食品。

對不必要的承諾說「不」。

向成功者學習專心致志



〈成功就靠專注一件事〉

生產力和吃苦耐勞、忙碌不停或挑燈夜戰無關,生產力和設定輕重緩急、做好計畫,以及捍衛你的時間有關。為了打破每件事同樣重要的迷思,不要將焦點放在忙碌上──而要注意提高生產力。不斷反覆問自己真正重要的是什麼,直到清單上只剩下最重要的一件事,然後找出方法使你的核心活動成為每天的重心。

換句話說,為了實現更大成就,就要縮小聚焦範圍。思考能為你帶來最大成就的核心活動,再將執行優先要務的時間盡量擴大──即使這代表你必須向其他許多還不錯的工作說「不」。

事情不分大小的想法純粹是謊言。當每件事看起來同樣重要時,你會埋頭苦幹,但只要一不小心,你在某個領域付出的心血,便可能無意間毀掉另一個領域的所有成績。成功來自於做最重要的事,為了打造促進成功的環境,你需要積極防範 4 個生產力小偷,包括:

生產力小偷 1 缺乏說「不」的能力

這表示你接受太多引導你往錯誤方向的計畫。 如果你可以開始對讓你分心的事情說「不」或起碼說「現在不行」,你自然就會空出更多時間從事你的那一件事。說「不」 是一種解放。

生產力小偷 2 害怕混亂

這其實一點幫助也沒有。當你專注在那一件事上,其他事項就會被移到次要位置,這有時候會製造一團混亂的感受。和這些感受和平共處──它們是很自然的感覺,顯示你正處在精通那一件事的正確軌道上。學著處理這種情緒。你因專注而實現的成就,將大過因暫時的不適而做出的補償。

生產力小偷 3 不良的健康習慣

最終意味著你沒有妥善管理你的活力。小心不要因為狼吞虎嚥、消化不良而犧牲你的健康。善加維持你的活力,經常從事讓你充電的活動。你必須透過良好的飲食、規律的運動和良好的習慣來維持你的活力,這樣你在處理那一件事時,才能盡可能投入更多活力。

生產力小偷 4 處在不支持你所設目標的工作環境

會降低你前往正確方向的機率。預先採取行動。打造一個引導你前往期望方向的實體環境。環境裡的每個人都支持你為了生產力而付出的努力。不要破壞你為了那一件事所付出的最大努力。打造一個工作環境,提供你向前走和向上發展所需的一切事物。

在專業上獲得成功的世界,投入多少加班時間並不重要;關鍵要素是一次又一次地集中注意力。為了實現卓越成就,你必須選擇最重要的項目,投入成功需要的所有時間。你必須專注在隨時回答關鍵問題:「我現在可以做哪一件事,讓其他每件事變得簡單或根本不必做?」這個再簡單不過的問題其實很有用,因為它結合了大處著眼的觀點,以及小處著手的專注態度。如果你每天提出這個問題,然後確實執行會產生最大價值的活動; 就是盡一切所能為你最重要的工作帶來最大進展。